Empiria Usluge

For private clinics Za privatne ordinacije

Virtual Reception Virtualna recepcija

Your clinic's reception on WhatsApp: in the evening, at weekends and while you are with a patient. Recepcija Vaše ordinacije na WhatsAppu: navečer, vikendom i dok ste uz pacijenta.

Patients write the way they write to everyone else. The assistant understands the message, offers only the times your rules allow, and passes the request to your reception to confirm with one tap. Pacijenti pišu kao što pišu svima drugima. Asistent razumije poruku, nudi samo termine koje Vaša pravila dopuštaju i prosljeđuje zahtjev recepciji, koja ga potvrđuje jednim dodirom.

  • Understands what patients write, just like your reception does. Razumije što pacijent piše baš kao i Vaša recepcija.
  • Works around the clock, every day. Radi 0–24, svaki dan.
  • Answers only what you approved, and gives times only by your rules. Odgovara samo ono što ste Vi odobrili, a termine dodjeljuje isključivo po Vašim pravilima.

Book a demo Dogovorite demo Five minutes, on your own phone. Pet minuta, na Vašem telefonu.

Patient Pacijent
My tooth hurts, can I come tomorrow afternoon? Boli me zub, mogu li sutra popodne?
Free times tomorrow afternoon: Slobodni termini sutra popodne:
Request #K7M2 received: Pain / urgent, tomorrow at 15:30. The clinic will confirm the appointment. Zahtjev #K7M2 je zaprimljen: Bol / hitno, sutra u 15:30. Ordinacija će potvrditi termin.

Reception's WhatsApp WhatsApp recepcije

#K7M2 · Ana K. · Pain / urgent · tomorrow 15:30 #K7M2 · Ana K. · Bol / hitno · sutra 15:30

How it works Kako radi

  1. The patient writesPacijent piše

    Through your link or QR code on your website, Google profile or Instagram. A free sentence or a voice note, in Croatian or English; menus are only shortcuts. Preko Vaše poveznice ili QR koda na web stranici, Google profilu ili Instagramu. Slobodnom rečenicom ili glasovnom porukom, na hrvatskom ili engleskom; izbornici su samo prečaci.

  2. The assistant offers a timeAsistent nudi termin

    Only free slots, by your rules: each doctor's hours and services, gaps between appointments and minimum notice, checked against your Google Calendar. The chosen slot is held while the patient confirms. Samo slobodne termine, po Vašim pravilima: radno vrijeme i usluge svakog liječnika, razmak između termina i najkraći rok najave, uz provjeru u Vašem Google kalendaru. Odabrani termin čuva se dok ga pacijent ne potvrdi.

  3. Reception decidesRecepcija odlučuje

    The request arrives in the WhatsApp your reception already uses and appears in your calendar marked as requested. Confirm, Suggest another or Decline: one tap, and the patient is told. Zahtjev stiže u WhatsApp koji recepcija već koristi i pojavljuje se u kalendaru s oznakom „zatraženo“. Potvrdi, Predloži drugo ili Odbij: jedan dodir, i pacijent je obaviješten.

What it takes off the front desk Što preuzima od recepcije

Around the clockDanonoćno

Takes requests at 22:00 on a Sunday. Reception finds them waiting in the morning instead of missed calls. Prima zahtjeve i u nedjelju u 22 sata. Recepcija ih ujutro zatekne spremne, umjesto propuštenih poziva.

Free sentences and voice notesSlobodan tekst i glasovne poruke

Service, doctor and time in one message. If a voice note cannot be understood, the patient is asked to type. Usluga, liječnik i vrijeme u jednoj poruci. Ako glasovnu poruku ne razumije, zamoli pacijenta da napiše.

Croatian and EnglishHrvatski i engleski

Replies in the patient's language, so tourists and expats book without a phone call. Odgovara na jeziku pacijenta, pa se i turisti i stranci naruče bez telefonskog poziva.

RemindersPodsjetnici

The day before, with a button to confirm attendance, and two hours before, with the clinic's phone number. Dan prije, s gumbom za potvrdu dolaska, i dva sata prije, s brojem ordinacije.

Changes and cancellationsPromjene i otkazivanja

Done by message. Your notice period applies; inside it, the patient is asked to call. Porukom, bez poziva. Vaš rok za otkazivanje vrijedi; unutar njega pacijent dobije uputu da nazove.

Your answers to common questionsVaši odgovori na česta pitanja

Hours, parking, what to bring, payment: only from the text your clinic wrote and approved. Anything else goes to reception. Radno vrijeme, parking, što ponijeti, plaćanje: isključivo iz teksta koji je ordinacija napisala i odobrila. Sve ostalo prepušta recepciji.

No medical adviceBez medicinskih savjeta

A medical question gets one answer: please call the clinic. Reception gets an alert with the patient's number. Na medicinsko pitanje odgovor je uvijek isti: nazovite ordinaciju. Recepcija dobiva obavijest s brojem pacijenta.

Photos and documentsFotografije i dokumenti

If you want them, a photo or a PDF goes straight to your WhatsApp with the request number. We do not keep it. Ako želite, fotografija ili PDF stiže ravno u Vaš WhatsApp uz broj zahtjeva. Mi ih ne čuvamo.

Reception stays in charge Odluka ostaje recepciji

Nothing is confirmed without you. The assistant takes the request; you say yes, no or another time with one tap in WhatsApp. Ništa se ne potvrđuje bez Vas. Asistent zaprimi zahtjev, a Vi jednim dodirom u WhatsAppu kažete da, ne ili drugi termin.

  • Nothing to install and no new system to learn: a WhatsApp chat with buttons. Nema instalacije ni učenja novog sustava: to je WhatsApp razgovor s gumbima.
  • The assistant has its own WhatsApp number, reached through your link. Your clinic's number and WhatsApp stay as they are. Asistent ima svoj WhatsApp broj, do kojeg se dolazi Vašom poveznicom. Broj i WhatsApp ordinacije ostaju kakvi jesu.
  • The phone, walk-ins and every patient who prefers a person stay with reception. Telefon, pacijenti koji dođu osobno i svi koji radije razgovaraju s čovjekom ostaju recepciji.

Privacy Privatnost

  • It asks only for a name, a service from your list and a preferred time; the phone number comes with WhatsApp. It never asks about symptoms. Traži samo ime, uslugu s Vašeg popisa i željeni termin; broj telefona dolazi s WhatsAppom. Nikad ne pita za simptome.
  • Its first message says it is an automated assistant and links the privacy notice. Već prva poruka kaže da je riječ o automatiziranom asistentu i sadrži poveznicu na obavijest o privatnosti.
  • Your clinic is the data controller; we process the data for you under a data processing agreement. Ordinacija je voditelj obrade, a mi smo izvršitelj obrade prema ugovoru o obradi podataka.
  • Messages are deleted automatically after 90 days and bookings after 24 months; a patient's data is erased on request. Poruke se automatski brišu nakon 90 dana, a termini nakon 24 mjeseca; podaci pacijenta brišu se na zahtjev.

What it does not do Što ne radi

  • No medical advice and no assessment of symptoms, ever. Nikad ne daje medicinske savjete niti procjenjuje simptome.
  • It does not confirm on its own: reception approves every request. Ne potvrđuje sam: recepcija odobrava svaki zahtjev.
  • Not a practice management system: no patient records, charts or invoicing. Nije program za vođenje ordinacije: nema kartona, povijesti bolesti ni računa.
  • WhatsApp only, in Croatian and English. Samo WhatsApp, na hrvatskom i engleskom.
  • Google Calendar for now; Microsoft 365 support is in development. Zasad radi s Google kalendarom; podrška za Microsoft 365 je u razvoju.

Try it on your own phone Isprobajte na svom telefonu

Send us the ten questions patients ask you most and your doctors' hours. Within a week you have your own version to test, answering in your words. We are looking for the first pilot clinics now. Pošaljite nam deset pitanja koja Vam pacijenti najčešće postavljaju i radno vrijeme liječnika. Za tjedan dana imate svoju verziju za isprobavanje, koja odgovara Vašim riječima. Upravo tražimo prve ordinacije za pilot.

[email protected] [email protected]